Een contract voor kantoorschoonmaak omvat doorgaans de dagelijkse reiniging van werkplekken, sanitaire ruimtes, keukens en gemeenschappelijke zones, aangevuld met periodieke taken zoals vloeronderhoud en grondige reiniging. Wat precies inbegrepen is, verschilt per contract en per aanbieder. De meeste bedrijven zijn verrast door wat er niet standaard in zit. Hieronder vind je een helder overzicht van alles wat je moet weten voordat je een schoonmaakcontract ondertekent.
Welke taken vallen standaard onder een schoonmaakcontract?
Een standaard schoonmaakcontract voor kantoren omvat de dagelijkse of wekelijkse reiniging van de meest gebruikte ruimtes en oppervlakken. Denk aan het stofzuigen en dweilen van vloeren, het reinigen van sanitaire ruimtes, het leegmaken van vuilnisbakken, het afnemen van bureaus en het schoonmaken van de keuken of het koffiehoekje.
Concreet gaat het bij de meeste contracten om de volgende taken:
- Reiniging van werkplekken en vergaderzalen
- Sanitair: toiletten, wastafels en spiegels
- Keuken- en breakoutzones
- Vloeronderhoud: stofzuigen, dweilen of borstelen
- Leegmaken van afvalbakken en vervangen van vuilniszakken
- Desinfectie van veelgebruikte contactpunten zoals deurknoppen, lichtschakelaars en liftknoppen
- Gemeenschappelijke ruimtes zoals gangen, trappenhuizen en ontvangstlobby’s
Bij Orisma stemmen we de inhoud van het contract altijd af op de specifieke situatie van het gebouw. Een kantoor met vijftien werkplekken heeft andere behoeften dan een kantoorgebouw met meerdere verdiepingen en een drukke ontvangstruimte. Frequentie, aanpak en aandachtspunten worden op maat bepaald.
Wat is het verschil tussen dagelijkse en periodieke schoonmaak?
Dagelijkse schoonmaak richt zich op de zichtbare netheid van het kantoor: vloeren, sanitair, afval en werkoppervlakken. Periodieke schoonmaak gaat dieper en omvat taken die niet elke dag nodig zijn, maar wel regelmatig aandacht vragen, zoals het reinigen van radiatoren, verlichtingsarmaturen, hoge oppervlakken of tapijten.
Dagelijkse schoonmaak zorgt voor de basisnetheid die medewerkers en bezoekers elke ochtend verwachten. Dit zijn de routinetaken die het kantoor fris en hygiënisch houden.
Periodieke schoonmaak vult dit aan met grondigere taken op wekelijkse, maandelijkse of kwartaalbasis. Voorbeelden zijn:
- Dieptereiniging van keukens en sanitair
- Reiniging van tapijtbekleding of harde vloeren met een machine
- Reinigen van binnenglas, raamkozijnen en tussenruimtes
- Stofvrij maken van hoge oppervlakken en verlichtingsarmaturen
- Grondige reiniging van meubilair
Een goed schoonmaakcontract combineert beide. Zo blijft het kantoor dagelijks netjes én bouw je geen achterstallig onderhoud op dat later meer tijd en kosten vraagt.
Welke diensten zijn niet inbegrepen in een standaard schoonmaakcontract?
Buiten- en geveltaken, ramenreiniging aan de buitenzijde, dakreiniging, parkingreiniging en specialistische reiniging vallen doorgaans niet onder een standaard schoonmaakcontract. Dit zijn diensten die apart worden afgesproken of die deel uitmaken van een uitgebreider onderhoudscontract.
Taken die bedrijven regelmatig vergeten te bespreken bij het afsluiten van een contract:
- Ramen wassen aan de buitenzijde
- Gevelreiniging en onderhoud van gevelpanelen
- Dakgootreiniging en dakreiniging
- Parkingreiniging
- Reiniging van zonnepanelen
- Industriële of specialistische reiniging
- Opleveringsschoonmaak na verbouwing
Wil je deze diensten toch combineren met je kantoorschoonmaak? Dat kan bij Orisma. We kunnen ramenreiniging, gevelreiniging en gebouwenonderhoud combineren tijdens hetzelfde bezoek, wat praktischer en kostenefficiënter werkt dan meerdere aparte leveranciers in te schakelen.
Hoe werkt schoonmaak buiten kantooruren in de praktijk?
Schoonmaak buiten kantooruren betekent dat het schoonmaakteam werkt voor de medewerkers arriveren, na sluitingstijd of tijdens rustige momenten overdag. Dit vereist duidelijke afspraken over toegang, planning en communicatie, maar verstoort de dagelijkse werking van het bedrijf niet.
In de praktijk werkt dit als volgt: samen met de klant bepalen we welk tijdstip het beste past bij de werking van het kantoor. Vroeg in de ochtend is populair, zodat het kantoor klaar is wanneer de eerste medewerkers binnenkomen. Avondschoonmaak werkt goed voor bedrijven die overdag doorlopend bezet zijn.
Belangrijk om op te letten bij schoonmaak buiten kantooruren:
- Toegangsregeling: Wie heeft een sleutel of badge? Hoe verloopt het in- en uitsluiten?
- Communicatie: Is er een vast aanspreekpunt bereikbaar als er iets niet klopt?
- Continuïteit: Wat gebeurt er bij ziekte of afwezigheid van een medewerker?
Bij Orisma voorzien we vervangploegen wanneer een medewerker uitvalt, zodat de schoonmaak nooit achterwege blijft. Klanten hebben altijd een vast aanspreekpunt dat snel bereikbaar is, ook bij last-minute aanpassingen of acute noden.
Hoe wordt de kwaliteit van de schoonmaak gecontroleerd?
Kwaliteitscontrole bij schoonmaak verloopt via regelmatige inspecties door een leidinggevende of inspecteur, gecombineerd met directe feedback van de klant. Zonder structurele opvolging sluipen er snel fouten in de routine, die pas opvallen wanneer medewerkers of bezoekers klagen.
Een betrouwbare schoonmaakpartner werkt met een duidelijk opvolgingssysteem. Bij Orisma werken we met vaste inspecteurs die de kwaliteit op de werven controleren en opvolgen. Ze brengen regelmatig een bezoek, signaleren aandachtspunten en geven feedback aan het team. Zo wordt kwaliteit niet overgelaten aan toeval.
Als klant heb je bij Orisma altijd een vast aanspreekpunt. Merk je iets op dat niet klopt? Dan kan je dat direct melden en wordt er snel actie ondernomen. Geen trage ticketsystemen of onduidelijke communicatielijnen.
Wat moet er in een schoonmaakcontract staan voordat je tekent?
Een goed schoonmaakcontract beschrijft exact welke taken worden uitgevoerd, met welke frequentie, op welke tijdstippen en tegen welke prijs. Vage formuleringen of ontbrekende afspraken over vervanging, communicatie en aanpassingen zijn de meest voorkomende oorzaken van ontevredenheid achteraf.
Controleer voor je tekent of het contract de volgende punten duidelijk vastlegt:
- Taakomschrijving: Welke ruimtes en werkzaamheden zijn inbegrepen?
- Frequentie: Dagelijks, wekelijks, maandelijks of een combinatie?
- Tijdstip: Binnen of buiten kantooruren?
- Vervanggarantie: Wat gebeurt er bij ziekte of afwezigheid?
- Aanspreekpunt: Wie contacteer je bij vragen of klachten?
- Flexibiliteit: Kan de frequentie of planning worden aangepast?
- Prijs en looptijd: Wat is inbegrepen in de prijs en hoe lang loopt het contract?
Let ook op wat er niet in het contract staat. Zijn ramenreiniging of gebouwenonderhoud niet vermeld, dan zijn ze ook niet inbegrepen. Bespreek dit vooraf, zodat je geen verrassingen krijgt wanneer die taken nodig zijn.
Hoe kan Orisma helpen met kantoorschoonmaak op maat?
Orisma verzorgt professionele schoonmaak voor kantoren, bedrijfsgebouwen en organisaties in België. We werken niet met standaardpakketten, maar stemmen de aanpak af op jouw gebouw, jouw team en jouw planning.
Wat je van ons kan verwachten:
- Dagelijkse, periodieke of gecombineerde schoonmaak op maat van jouw situatie
- Beschikbaar binnen én buiten kantooruren, met vervangploegen bij ziekte
- Vaste inspecteurs die de kwaliteit op de werven bewaken
- Een vast aanspreekpunt dat snel reageert bij vragen of aanpassingen
- Optionele combinatie met ramenreiniging en gebouwenonderhoud tijdens hetzelfde bezoek
- Een offerte op maat, zonder verborgen kosten
Wil je weten wat een schoonmaakcontract voor jouw kantoor zou inhouden? Neem contact op met Orisma en we bekijken samen wat de beste aanpak is voor jouw situatie.